Comment trouver son prestataire d’externalisation de paie ?
Une offre abondante est disponible pour les entreprises qui souhaitent faire une externalisation de paie partielle ou totale. Elles peuvent notamment faire appel à des experts comptables ou à des entreprises spécialisées en gestion de paie. Quels critères faut-il prendre en compte pour la sélection du prestataire ?
Les typologies de prestataires en traitement de la paie
Les cabinets d’expert-comptable sont en mesure de prendre en charge une prestation d’externalisation de paie, en plus de donner des conseils juridiques aux entreprises ou de s’occuper de leur comptabilité à distance. Ils emploient des personnes spécialement formées à cette tâche, ce qui procure une fiabilité très élevée dans les déclarations aux services fiscaux et dans le traitement des données. Les entreprises font des économies au confiant au même cabinet la gestion de leur paie et leur comptabilité. Pour les petites entreprises, le recours aux cabinets d’expertise-comptable est l’option la plus prisée.
Il y a une vingtaine d’années, on ne pouvait trouver qu’un petit nombre d’entreprise d’externalisation de paie. De nos jours, des centaines se partagent un marché de plus en plus marqué par une forte concurrence. Ces agences spécialisées offrent différents niveaux d’externalisation. On peut par exemple commencer par sous-traiter une partie seulement de la gestion de sa paie, puis augmenter les commandes au prestataire, après avoir mis en place et relation de confiance. Sur ce point, il vaut mieux s’adresser à une entreprise qui dispose des équipes techniques, comptables et juridiques capable d’assurer un service de qualité. Pour cela, on peut vérifier le nombre de personnes rattachés en charge du traitement des aspects légaux et réglementaires. En effet, la validité des fiches de paie et autres déclarations sociales est un élément très important.
Il peut arriver qu’une société d’externalisation de paie sous-traite elle-même la partie informatique de son travail pour se focaliser sur l’édition des bulletins de paie. Cela veut dire qu’elle n’est pas réellement le prestataire qui héberge et stocke les données, mais un autre entreprise que son client le connaît pas. Plus il y a des fiches de paie à éditer, plus le recours à un prestataire spécialisé est financièrement intéressant. C’est la raison pour laquelle les grands groupes optent pour ce type de prestation.
Les critères à vérifier pour une externalisation de paie
En matière d’externalisation de paie, l’expertise du prestataire est d’une importance capitale. Il en est de même pour son ancienneté sur le marché, le nombre et le type de ses clients, son histoire ou encore sa culture d’entreprise. Et pour cause, qu’il s’agisse de paie ou de n’importe quelle relation professionnelle sur une longue durée, il peut être avantageux de partager les mêmes valeurs ou les mêmes convictions. Cela permet d’améliorer rapidement le partenariat, car l’externalisation est avant tout une prestation de service dont la qualité doit transparaître par un savoir-être au quotidien. Par ailleurs, il est évident que l’expertise d’un prestataire peut impacter la mise en place de l’externalisation. Les prestataires qui sont capables de traiter des demandes en quelques semaines s’appuient sur l’expérience de leurs équipes, leur réactivité et l’efficacité de leur processus de travail. L’utilisation d’un logiciel de paie performant y est aussi pour quelque chose.
En fonction de ses besoins en matière d’externalisation de paie, une entreprise peut s’adresser à un fournisseur de proximité, un fournisseur national ou un fournisseur national avec des antennes régionales. De même, une entreprise basée à l’étranger peut vouloir un seul et même interlocuteur pour toute la gestion de sa paie, en France ou ailleurs. Le besoin en flexibilité varie également d’une entreprise à l’autre. Par exemple, il est beaucoup plus difficile pour un prestataire de prendre en charge des salaires variable que des salaires fixes, des frais de mission pour les commerciaux en déplacement que des agents de bureau. En résumé, un bon prestataire doit pouvoir mesurer le volume de travail qui l’attend et anticiper toutes les éventualités.