Comment bien préparer une conférence ?

Comment bien préparer une conférence ?

18 janvier 2020 0 Par Kamel

Lorsqu’il s’agit de préparer un événement, qu’il s’agisse d’une cérémonie de remise de prix, d’une conférence ou autre, avoir le conférencier peut faire toute la différence. Si vous faites les choses correctement, les résultats peuvent être électriques. Si vous vous trompez, tout le monde aura un mauvais souvenir de votre évènement, d’où l’importance de faire appel à une agence hôtesse évènementiel.

Faire appel à des conférenciers célèbres d’événements

Faire appel à un conférencier et faire un recrutement auprès d’une agence hôtesse évènementiel connu permet d’apporter de la qualité à un évènement. Mais avec des locuteurs habitués qui impliquent souvent un investissement substantiel, il est important de vous assurer non seulement de choisir la bonne personne, mais aussi de tirer le meilleur parti de leur implication. Alors, quels sont nos meilleurs conseils lors du processus ?

Tenez compte de votre public

Vos délégués sont-ils également répartis entre hommes et femmes? Un groupe d’âge est-il plus fortement représenté qu’un autre? Les données démographiques des participants à l’événement se prêtent-elles à un type particulier d’hôte? Être un célèbre acteur de télévision ou un gourou des affaires ne fait pas de quelqu’un un bon animateur ou conférencier. Récoltez des témoignages de ceux qui ont déjà organisé un tel évènement pour vous assurer que votre «invité spécial» soit le bon. Les agences sont nombreuses et certaines proposeront des visages connus pour paraître plus grands et plus professionnels qu’ils ne le sont vraiment. Les meilleures agences font confiance aux artistes et gagnent véritablement leur notoriété.

Ne vous contentez pas du «plus grand nom»

Le nom le plus cher ou la plus grande célébrité n’est pas nécessairement le mieux adapté à votre événement. Leur présence dans la salle est ce que votre public emportera avec eux, alors n’ayez pas peur d’aller avec des personnalités moins connues, si les commentaires suggèrent qu’ils peuvent apporter quelque chose de spécial à votre événement. Préparez un dossier complet et assurez-vous que chacune de vos exigences est détaillée dans tout accord ou offre. Parlez à votre hôte ou conférencier invité avant l’événement. Organisez une réunion d’information avec la célébrité / le conférencier / l’hôte une semaine ou deux avant votre événement. Travaillez avec les intervenants et prenez conseil auprès des talents que vous avez appelés. Vous pouvez organiser un événement par an, mais ils le font probablement tout le temps. Tenez compte de leurs commentaires sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. D’après notre expérience, un long évènement ne signifie pas nécessairement une meilleure valeur. Pensez-y dans le même sens que «qualité et non quantité». Prenez conseil auprès de la personne que vous appelez pour savoir ce qui fonctionne le mieux pour elle. Cela va presque de soi. Faites en sorte que les invités se sentent soignés dès leur arrivée sur le site en faisant appel à une agence hôtesse évènementiel. Même les artistes les plus aguerris peuvent être aussi humains et vulnérables sur scène que le reste d’entre nous. Enfin, faites un point de suivi avec un merci personnel pour un travail bien fait. Les meilleurs évènements ne sont pas oubliés à la hâte et cela fonctionne dans les deux sens.